Bens TNG-interner Blogpost
E-Mail parsen und verarbeiten mit Zapier
30. Dezember 2015
(editiert von Martina Schäfer)
Zwischen Weihnachten und Silvester habe ich mich mal mit einem Problem beschäftigt, dass mich immer wieder Zeit kostet. An einem Beispiel möchte ich euch erklären, wie man mit Zapier und seinem E-Mail Parser relativ komplexe automatische Handlungen aus wiederkehrenden, gleich strukturierten E-Mails vornehmen kann. Natürlich kann man das auch per Regex und sed oder ähnlichem lösen 
Ausgangslage:
- 1-2 Mail im Monat erhalte ich 3-10 E-Mails im gleichen Format mit Ansetzungen als Basketball-Schiedsrichter, die enthalten
- Ort, Zeit, Kollege, Halle mit Adresse, …
- leider kein ICS-Anhang, um sie direkt in den Kalender zu übertragen.
Ziel
- generiere aus diesen E-Mails automatisch Kalender-Einträge
- generiere mir eine Vorlage für eine E-Mail, die ich 2-3 Tage vorher an den Schiedsrichter-Kollegen schicke, wo ich nochmal die Grunddaten checke und ihm mitteile, wann ich in der Halle bin.
Umsetzung:
Schritt 1:
Mails parsen. Mit dem Mail-Parser von Zapier (1), der komplett kostenlos ist, lassen sich E-Mails, die einer gleichen Grundstruktur gehorchen, parsen.
Am Ende dieses Schrittes hat man eine Mailbox mit all seinen E-Mails und dem geparsten Text in Listenform:
So sah die Mail vorher aus:
Und das ist der Output
Schritt 2:
Nun wollte ich natürlich die Information auch anhand von Regeln (im Sinne von „If this, then that“) verarbeiten. Dazu nutze ich das Tool Zapier (2). Leider ist Zapier nur kostenlos bis 100 ausgeführte Tasks pro Monat und bis zu 5 ausgeführten Zaps (angelegte Regeln). Danach wird es schnell teuer (20 Dollar pro Monat für Stufe 1). Als kostenlose Alternative bietet sich IFTTT (3) an. Leider gibt es zu IFTTT keinen eigenen Mail Parser, man müsste ihn sich vermutlich in irgendeiner Weise selbst schreiben, siehe (4), oder einen anderen Mail-Parser finden, der IFTTT in geeigneter Weise anspricht.
Mit Zapier verbinde ich nun den Zapier Mail-Parser mit meinem Google Kalender. Der automatische Flow ist dann wie folgt
- Leite eingegangene Mail (automatisch) an Mail-Parser Inbox weiter
- Mail-Parser erstellt den passenden Output
- Zapier triggert die Erstellung eines Google Kalender Eintrags
Für 3. muss man bei der Erstellung des Zaps nur die entsprechenden Tags, die der Mail-Parser auswirft, den passenden Feldern im Google Kalender Event zuordnen. Bei mir sieht das in etwa so aus:
Weiterhin verbinde ich mit einem zweiten Zap den Mail-Parser mit meinem Google Mail Konto und lasse mir einen Mail-Entwurf mit den wichtigsten Daten der Schiedsrichter-Ansetzung und immer gleich bleibendem Text 
schicken. Fertig!
Nebenbemerkung: Vergleich Zapier und IFTTT
Das kostenlose IFTTT ist sicher vom Funktionsumfang und von der Anzahl der Apps und Tools, die man automatisieren kann, deutlich schwächer als Zapier. Aber trotzdem, man kann coole Sachen damit anstellen:
a) Ich lasse mir morgens und abends eine Mail mit dem Wetterbericht schicken, die auch als Benachrichtigung auf meiner Pebble Smartwatch erscheint. So werde ich nochmal gewarnt, falls Regen angesagt ist und ich mich als Fahrradfahrer entsprechend vorbereiten sollte
b) Hätte ich ein Android Smartphone, würde ich Folgendes nutzen: Starte google maps mit der Verbindung nach Hause/zur Arbeit, wenn man das Haus verlässt.
c) IFTTT arbeitet auch mit Android Wear und damit mit nahezu jeder Smartwatch zusammen. Benachrichtigungen aller Art sind möglich.
d) Heimautomatisierungs-Freunde finden diverse Möglichkeiten: So lässt sich die Lampe Philips Hue per Tageszeit, Wetterbericht, oder beim Siegder NBA-Lieblingsmannschaft einschalten. Oder das Licht und die Heizung geht an, wenn man das Haus betritt.
e) und für die Atlassian-Freunde: JIRA ist auch dabei.
f) eine meiner Lieblingsapps ist Pushbullet, das schnell zum Text- und Datenaustausch zwischen mobilen Geräten und Desktop-PCs genutzt werden kann. Die Pro-Version bietet sogar ein Universal Clipboard, also eine Zwischenablage, die zwischen den Geräten synchronisiert wird. IFTTT bietet auch eine Pushbullet-Integration…
Zusammenfassung
Der Haken der meisten Automatisierungen ist ja oft, dass die Umsetzung zu lange dauert, dass es sich für kleine, private wiederholende Tasks nicht lohnt. Mit Zapier und dem Mail-Parser habe ich gelernt, dass es a) Spaß macht und b) auch privat in kleinem Kreise Sinn machen kann, E-Mails automatisch abzuhandeln. Beide Tools, Zapier und IFTTT, bieten Unmengen an Möglichkeiten, die jeder für sich selbst entdecken kann.
Aber denkt an den Datenschutz…
Links
(1) Infos zum Mail Parser: https://parser.zapier.com/ (kostenlos)
(2) Infos zu Zapier: https://zapier.com/app/dashboard (sehr eingeschränkt kostenlos)
(3) Infos zu IFTTT: https://ifttt.com/ (kostenlos)
(4) Mail-Parser für IFTTT selbst basteln: http://webapps.stackexchange.com/questions/69028/is-there-a-way-to-automatically-extract-e-g-regex-information-e-g-prices-f